VUCA & Agiles Projektmanagement
„agil [aˈɡiːl]), Adj. – von großer Beweglichkeit zeugend; regsam und wendig“
Das Unternehmen von heute ist flexibel, wandlungsfähig und vor allem eines: agil. Auch bei BDO gehören agile Strukturen zur alltäglichen Arbeit. Doch was bedeutet es, agil – laut Definition also regsam und wendig – zu sein? Ganz neu ist die Idee dahinter nicht. Einige bekannte Gesichter lieferten vor einiger Zeit bereits Hinweise zur Bedeutung von Agilität.
„Der Weg zum Ziel beginnt an dem Tag, an dem Sie die hundertprozentige Verantwortung für Ihr Tun übernehmen.“
„Man muss Unmögliches verlangen, um das Mögliche zu erreichen.“
„Wirklich innovativ ist man nur dann, wenn einmal etwas danebengegangen ist.“
Kapitel 1
Agil denken
Bevor Sie nun neue Turnschuhe kaufen und den Schreibtischstuhl gegen das Laufband austauschen: Agilität hat nur zum Teil mit Beweglichkeit und Geschwindigkeit zu tun. Schnell arbeiten möchte jeder, zu Agilität gehört jedoch mehr. Im Video erhalten Sie einen ersten Einblick.
Die „neue“ Arbeitswelt?
Ist der programmierte Mensch der bessere Mensch?
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Welche Kompetenzen fordert die neue Arbeitswelt?
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Arbeit 4.0, New Work – Was bedeuten diese ganzen Begriffe?
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VUCA
Zurück zu Agilität: Warum arbeiten Unternehmen überhaupt agil? Die Rahmenbedingungen der Arbeitswelt werden immer komplexer. Experten beschreiben sie häufig mit dem sogenannten VUCA-Modell. Das Akronym setzt sich aus den vier Merkmalen der modernen Arbeitswelt zusammen: Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity. Agilität ist eine Möglichkeit für Unternehmen, auf VUCA zu reagieren.
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V
Volatility (veränderlich, flüchtig)
Manche Unternehmen sind seit vielen Jahren stabil und erzielen konstante Erfolge. In solchen Phasen vergessen viele schnell: Das kann sich jederzeit ändern. Binnen kürzester Zeit können Stammkunden wegbrechen oder Konkurrenten den Markt für sich gewinnen. Die Wirtschaftsprüfung muss per Gesetz ihre Kunden sogar regelmäßig wechseln – das nennt man auch „Rotationspflicht“. Die Auswirkungen lassen sich im Vorfeld selten voraussagen.
U
Uncertainty (ungewiss, unberechenbar)
Mit Überraschungen muss in der VUCA-Welt ständig gerechnet werden. Unberechenbar ist, ob eine neue Situation zum Unternehmensvorteil oder -nachteil sein wird. Noch in den 1990er-Jahren hielt man z. B. das Internet für private Nutzerinnen und Nutzer als ungeeignet. Heute gehört es selbstverständlich zum Alltag – Und sichert die Existenz unzähliger Arbeitnehmerinnen und -nehmer.
C
Complexity (komplex, multiperspektivisch)
Wirtschaftliche Vorgänge sind so komplex, dass die Ursache für kurzfristige Veränderungen nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich ist. Stellen Sie sich einmal vor, eine Strategie hat sich in Ihrem Unternehmen etabliert. Sie erzielen Erfolge und plötzlich steigt der Börsenwert eines Konkurrenzunternehmens enorm an. Was macht das Unternehmen besser als das eigene? Jetzt hilft nur Eines: Die eigene Strategie kurzfristig zu verändern.
A
Ambiguity (mehrdeutig, verwirrend)
Worst Case für ein Unternehmen: Die Verkaufszahlen brechen dramatisch ein! Doch woran liegt das, wenn intern eigentlich alles wie immer läuft? In komplexen Strukturen lässt sich nicht immer identifizieren, welche Ursache einer solchen Veränderung zugrunde liegt. Der Grund: Die Fülle an möglichen Erklärungen ist groß, die Ursache ist vermutlich nicht ein-, sondern mehrdeutig.
Agile Werte
Welche Eigenschaften und Fähigkeiten haben Menschen, die in der VUCA-Welt bestehen? Was gehört dazu, ein agiles Mind-Set zu leben?
Die Antwort finden Sie im Folgenden:
Kommunikation und Feedback
Agilität heißt: Sprechen, sprechen, sprechen! Sie bemerken, dass eine Strategie nicht zielführend ist? Sprechen Sie im Team darüber! Sie mögen die Arbeitsatmosphäre und profitieren von Ihrem Team? Sprechen Sie auch darüber!
Offenheit und Respekt
Agilität heißt, Konflikte zu überwinden – Seien es unterschiedliche Meinungen im Team oder Missverständnisse mit den Kunden. Die wichtigste Prämissen sind Offenheit und gegenseitiger Respekt – Auch wenn es schwierig wird!
Trade-Off-Kultur
Agilität heißt umdenken: Reichen die Mittel nicht aus, um das angestrebte Ziel zu erreichen? Agile Teams reagieren spontan! Wie kann die Vorgehensweise angepasst werden? Welche Möglichkeiten hat das Team, Mittel umzuorganisieren?
Fehlerkultur
„If you fail, fail early!“ – Fehler sind kein Übel, sondern ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur. In agilen Projekten gibt es nicht immer die eine „richtige“ Lösung. Fehler zeigen dem Projektteam sofort, was optimiert werden kann – und auch, was bereits gut läuft.
Das Agile Manifest
Hören Sie das Wort „Manifest“, denken Sie womöglich zuerst an politische Streitschriften – z. B. das kommunistische Manifest von Karl Marx und Friedrich Engels. Ein Manifest hält Ziele und Absichten einer Gruppe von Menschen fest. Es gibt den Leserinnen und Lesern Anhaltspunkte, an denen sie ihr Denken ausrichten können. Auch für Agilität existiert ein Manifest – das „Agile Manifest“.
Zur Präsentation
Agile your mind!
Agiles und traditionelles Arbeiten in Projekten können schon darin unterschieden werden, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter miteinander reden. Machen Sie den Test:
VUCA – einmal anders?
Die VUCA-Welt hat nur wenige positive Seiten – Sie ist ungewiss, nicht vorhersehbar und mehrdeutig. Stellen Sie sich vor, das Akronym stünde für etwas ganz anderes. Womöglich wäre die VUCA-Welt dann nicht mehr ungewiss und angsteinflößend, sondern macht Lust auf neue Herausforderungen. Doch welche Begriffe stecken hinter dem „neuen“ VUCA? Finden Sie es heraus.
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V
Die Veränderlichkeit (Volatility) von Projekten und der Arbeit eröffnet Chancen, eigene Visionen zu entwickeln. Immer wieder muss entschieden werden: Passt mein Vorgehen noch zu meiner Idee? Oder nutze ich die Veränderung und entwickle ein neues Produkt?
U
Die Ungewissheit (Uncertainty) stärkt strategische Kompetenzen von Führungskräften und von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie sind geübt darin, komplexe Zusammenhänge zu verstehen. Das macht Unternehmen langfristig flexibler.
C
Die Vielschichtigkeit (Complexity) wirtschaftlicher Zusammenhänge erfordert vor allem eines: Transparenz. Alle Beteiligten, d. h. Unternehmen sowie Kundinnen und Kunden, benötigen ein gemeinsames Verständnis während der Projekte.
A
Die Vieldeutigkeit (Ambiguity) von Projekten macht flexibles und kurzfristiges Handeln essentiell. Sie fördert eine neue Fehler- und Lernkultur in Unternehmen. Fehler sind essentieller und natürlicher Bestandteil der Arbeit, ohne die keine Weiterentwicklung möglich ist.
Agil denken
Agilität ist nicht nur ein Wort – Agilität ist ein Mind-Set. Eine Denkweise, die Unternehmen dazu verhelfen kann, neue und hochkomplexe Situationen zu bewältigen. Insbesondere die Wirtschaftsprüfung sieht sich häufig mit solchen Situationen konfrontiert – z. B. die Jahresabschlüsse großer Unternehmen, die international tätig sind. Das agile Mind-Set ist das Fundament für die Weiterentwicklung des Unternehmens und sollte fest in den Köpfen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verankert sein. Nur dann ist es möglich, agil zu denken und zu handeln.