BFH verschärft Anforderungen an den Nachweis zur Nichtnutzung von Dienstwagen
Der Bundesfinanzhof hat in mehreren aktuellen Urteilen die Anforderungen für die Entkräftung des Anscheinsbeweises bei der privaten Nutzung betrieblicher Fahrzeuge deutlich verschärft. Gerade im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen rücken damit Fragen zur Fahrzeugnutzung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Familienangehörige sowie zur Ordnungsmäßigkeit von Fahrtenbüchern erneut in den Fokus. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten jetzt handeln, um steuerliche Risikosituationen zu vermeiden.
Was ist die Ausgangslage?
Nach ständiger Rechtsprechung gilt der sogenannte Anscheinsbeweis: Wird ein betriebliches Fahrzeug auch außerhalb der Arbeitszeit bereitgehalten, wird grundsätzlich eine private Nutzung unterstellt. Diese führt lohnsteuerlich zur Anwendung der 1%-Regelung – es sei denn, der Beweis des Gegenteils gelingt.
Der BFH hat zuletzt mehrfach klargestellt, dass die Anforderungen für diesen Gegenbeweis hoch sind. Insbesondere bei fehlendem Fahrtenbuch, offener Fahrzeugverfügbarkeit oder familiärer Mitnutzung genügt ein bloßer Vortrag nicht – es braucht eine belastbare und dokumentierte Argumentation.
Wer ist betroffen?
Betroffen sind alle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, die Dienstfahrzeuge zur Verfügung stellen – sei es Geschäftsführung, leitende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder der allgemeine Außendienst. Aber auch Unternehmerinnen und Unternehmer sowie Freiberuflerinnen und Freiberufler mit Fahrzeugen im Betriebsvermögen stehen im Fokus der Finanzverwaltung.
Besonders sensibel sind Konstellationen, bei denen:
- das Fahrzeug auch außerhalb der Arbeitszeit uneingeschränkt verfügbar ist,
- kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorliegt oder
- Familienangehörige (auch faktisch) Zugriff auf das Fahrzeug haben.
Gerade in diesen Fällen wird der Anscheinsbeweis regelmäßig greifen – und eine lohnsteuerliche Versteuerung der privaten Nutzung zur Pflicht.
Was wird geregelt und was ist neu?
Der BFH hat mit Urteil vom 16.01.2025 (IHR 34/22) klargestellt, dass ein bloßer Sachvortrag nicht ausreicht, um den Anscheinsbeweis zu entkräften. Selbst mehrere Einzelfaktoren wie die Fahrzeuggröße, ein Werbeaufdruck oder die behauptete ausschließliche betriebliche Nutzung genügen nicht, wenn das Fahrzeug – wie im entschiedenen Fall – jederzeit vor dem Wohnhaus zugänglich war.
Zudem wurde durch das FG Hamburg (Urteil vom 13.11.2024 – 3 K 111/21) bestätigt, dass ein Fahrtenbuch, das weitgehend geschwärzt ist (z. B. wegen Mandantenschutzes), den Anforderungen nicht genügt. Auch Berufsgeheimnisträgerinnen und -träger müssen Fahrten in gewissem Umfang offenlegen.
Für die Praxis bedeutet das: Eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation wird mehr denn je zur Pflicht – gerade bei lohnsteuerlichen Außenprüfungen.
