Am 12. Mai 2023 hat der Bundesrat das Hinweisgeberschutzgesetz (“HinSchG”) nach einem langwierigen Gesetzgebungsverfahren nun schließlich verabschiedet. Das Gesetz tritt einen Monat nach der Verkündung im Bundesgesetzblatt, also voraussichtlich Anfang Juli 2023 in Kraft. Grundlage des HinSchG ist die EU-Richtlinie vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.
Mit der neuen gesetzlichen Herausforderung sind neben den privaten Unternehmen auch öffentliche Beschäftigungsgeber von den Auswirkungen betroffen.
Verpflichtete Beschäftigungsgeber nach dem HinSchG sind auch natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts und solche Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle einer juristischen Person des öffentlichen Rechts stehen. Dies sind neben Behörden und Verwaltungsstellen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene auch öffentlich Verbände, Gemeinden, kommunale Verwaltungsgesellschaften, Anstalten und öffentlich-rechtliche Stiftungen, Gerichte und sonstige Körperschaften. Vor- aussetzung für die Verpflichtung nach dem HinSchG ist, dass diese öffentlichen Beschäftigungsgeber mindestens 50 Beschäftigte haben.
Interne Hinweisgeberstellen
Dabei sollte insbesondere Folgendes beachtet werden: Alle Pflichten des HinSchG finden für den öffentlichen Dienst bereits mit Inkrafttreten des Gesetzes Anwendung! Die im HinSchG festgelegte Übergangsfrist für private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten, die ihre internen Meldestellen erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten müssen, gilt ausdrücklich nicht für öffentliche Beschäftigungsgeber.
Spezielle Regelungen für das Betreiben interner Meldestellen durch öffentliche Beschäftigungsgeber gelten nach dem HinSchG für den Bund, die Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände sowie solche Beschäftigungsgeber, die im Eigentum oder unter der Kontrolle von Gemeinden und Gemeindeverbänden stehen.
Das HinSchG sieht nunmehr vor, dass die internen Meldestellen keine anonymen Meldekanäle einrichten müssen. Es besteht keine Pflicht, sondern nur eine Empfehlung zur Bearbeitung ein-
gehender anonymer Meldungen. Auch ohne eine solche gesetzliche Verpflichtung sollte der öffentliche Sektor unseres Erachtens möglichst anonyme Meldekanäle vorhalten: Auf diese Weise erreichen die Beschäftigungsgeber auch Meldun-gen von Personen, die ihre Identität nicht offenlegen wollen und ohne diese anonyme Meldemög-lichkeit gezwungen wären, sich an externe Ermittlungsstellen zu wenden. Letztlich wird damit nicht nur der Schutz des Hinweisgebenden erreicht, sondern auch der öffentliche Beschäftigungsgeber wird bestmöglich vor Imageschäden geschützt.
Auch öffentliche Beschäftigungsgeber können externe Dritte mit der Einrichtung und dem Betrieb der internen Meldestelle beauftragen. Insbesondere die Beauftragung externer Rechtsanwälte als Ombudspersonen ist möglich. Der öffentliche Beschäftigungsgeber selbst bleibt allerdings auch dann verpflichtet, geeignete Maßnahmen zur Abstellung des gemeldeten Verstoßes zu ergreifen. Auch für etwaig erforderliche Folgemaßnahmen muss der beauftragte Dritte mit dem öffentlichen Beschäftigungsgeber zusammenarbeiten.
Externe Meldestellen
Hinweisgebende Personen haben nach dem HinSchG ein Wahlrecht, ob sie sich an eine interne oder externe Meldestelle wenden. Aus diesem Grund sind bestimmte öffentliche Stellen (u. a. Bundesamt für Justiz, Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und Bundeskartellamt) zur Einrichtung und zum Betrieb von externen Meldestellen verpflichtet, an die sich alle hinweisgebenden Personen wenden können.
Das HinSchG sieht allerdings ausdrücklich vor, dass Beschäftigungsgeber Anreize dafür schaffen sollen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Stelle zunächst an die interne Meldestelle wenden.
Zudem sieht das HinSchG jetzt eine Priorisierung interner Meldestellen vor: Hinweisgebende Personen sollen die Meldung an die interne Meldestelle gegenüber der externen Meldestelle bevorzugen, wenn intern wirksam gegen Verstöße vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten.
Wir nehmen Ihnen diese gesetzliche Verpflichtung ab!
Um Sie bei der Umsetzung der beschriebenen gesetzlichen Verpflichtung zu unterstützen, wurde die „BDO Compliance Assistance“ entwickelt: Dieses Produkt richtet für die betroffenen Be-schäftigungsgeber ein externes Hinweisgebersystem ein, wobei erfahrene Rechtsanwälte als externe Ombudspersonen fungieren. Der Hinweisgeber kann den Compliance-Verstoß schriftlich, elektronisch, telefonisch oder auch persönlich melden. Dabei gewährleistet unser webbasiertes BDO Legal Hinweisgeberportal eine weltweite und permanente Erreichbarkeit in allen Sprachen. Entsprechend den Vorgaben des HinSchG wird eine sichere Übermittlung der Hinweise garantiert; die Informationen sowie die Identität des Hinweisgebers und der in der Meldung genannten Personen werden vertraulich behandelt. Darüber hinaus kann dem Hinweisgeber – sofern gewünscht - auch Anonymität gegenüber den jeweiligen Ansprechpartnern beim Beschäftigungsgeber zugesichert werden.
Ergänzt werden kann der Service mit weiteren praxisnahen Assistance-Leistungen aus dem Bereich der Compliance; so z. B. mit Schulungsformaten. Sprechen Sie uns bei Interesse oder weiteren Fragen gerne an.