Shared Service Center

Weil effiziente Prozesse einen strategischen Mehrwert liefern

In vielen Unternehmen fallen täglich tausende Finanz- und Buchhaltungstransaktionen an – von Eingangsrechnungen bis hin zu Monats- und Jahresabschlüssen. Oft sind diese Abläufe historisch gewachsen, unterschiedlich ausgestaltet und noch stark manuell geprägt. Shared Service Center (SSC) im Bereich Finance & Accounting schaffen hier Abhilfe: Wiederkehrende, transaktionsintensive Tätigkeiten werden gebündelt, standardisiert und digitalisiert. Das sorgt für Kostensenkungen, erhöht die Qualität und stellt verlässliche Finanzdaten bereit – die Basis für eine moderne Unternehmenssteuerung. Doch Shared Service Center dienen längst nicht mehr nur den Kosteneinsparungen. Sie übernehmen häufig auch Aufgaben über Finance & Accounting hinaus, etwa für Geschäftsprozesse in der HR- oder IT-Abteilung, bündeln diese in einer zentralen Einheit und fördern so klare Strukturen sowie die Zusammenarbeit über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg. Hinzu kommt der anhaltende Fachkräftemangel, der den Bedarf an effizienteren, resilienten und technologiegestützten Prozessen weiter verstärkt. Mit den verarbeiteten Backoffice-Prozessen übernehmen Shared Service Center heute eine zentrale Rolle für den operativen Erfolg eines Unternehmens. Shared Service Center entfalten ihr volles Potenzial jedoch nur, wenn Strukturen und Prozesse reibungslos ineinandergreifen. Wir unterstützen Sie dabei, Ihr Shared Service Center gezielt, zukunftssicher und compliance-konform weiterzuentwickeln — von der Analyse über die Optimierung bis zur nachhaltigen Verankerung in Ihren Geschäftsbereichen.

Unsere Services im Überblick

Shared Service Center sind nur dann erfolgreich, wenn Strukturen, Prozesse und Menschen nahtlos zusammenarbeiten. Genau hier setzt BDO an: Wir unterstützen Sie dabei, Ihr Shared Service Center effizient, zukunftssicher und compliance-gerecht aufzustellen – von der ersten Analyse bis zur kontinuierlichen Verbesserung im laufenden Betrieb in den verschiedenen Geschäftseinheiten. Unsere Erfahrung reicht vom Mittelstand bis hin zu globalen Großkonzernen. Wir bringen Best-Practice-Ansätze aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen ein und verbinden sie mit einem klaren Blick für die individuellen Herausforderungen Ihres Shared Service Centers.

Bestehende SSC-Strukturen prüfen wir auf Ordnungsmäßigkeit in der Rechnungslegung und die Einhaltung relevanter Prüfungsanforderungen. Gleichzeitig beraten wir Sie bei strategischer Ausrichtung sowie bei Projektumsetzungen und Transformationsvorhaben – von Roll-ins über Post-Merger-Integrationen bis hin zur Automatisierung. Ein besonderer Fokus liegt auf der praktischen Implementierung von Governance-Strukturen, etwa durch Service-Level-Agreements (SLAs), Kontroll- und Freigabemechanismen, standardisierte Reporting-Strukturen und regelmäßige Compliance-Assessments. So schaffen wir Transparenz über Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozessqualität – ein zentraler Erfolgsfaktor für Vertrauen und Akzeptanz innerhalb des Unternehmens. BDO unterstützt Sie mit branchenüblichen Berichtsstandards, die den Anforderungen von Geschäftsführung, Abschlussprüferinnen bzw. Abschlussprüfern und Stakeholderinnen bzw. Stakeholdern gerecht werden. Ergänzend liefern Fit-Gap-Analysen konkrete Empfehlungen, mit denen Sie Ihre Prozesse gezielt optimieren können. Unsere Services bieten Unternehmen messbare Vorteile: Prozesseffizienz, geprüfte Compliance, verlässliche Datenqualität und organisatorische Stabilität.

Unser Vorgehensmodell

Entscheidend für erfolgreiche Shared Service Center ist ein strukturiertes Vorgehen, das Orientierung gibt und konkrete Themen gezielt adressiert. Dafür nutzen wir ein phasenorientiertes Modell, das von der ersten Orientierung bis zur laufenden Weiterentwicklung reicht. Unser Modell umfasst vier Phasen – von der Zielklärung bis zur Weiterentwicklung. Ob bei der Konzeption von Prozessen und Governance-Strukturen, der praktischen Umsetzung Ihrer Transformationsvorhaben oder der laufenden Stabilisierung und Optimierung – wir bieten umfangreiche Projekterfahrungen und entwickeln gemeinsam mit Ihnen Abläufe, die individuell zu Ihrem Unternehmen passen. Strukturiert, flexibel und praxisnah setzen wir dabei auf bewährte Projektmanagement-Methodiken und etablierte Frameworks. Jede Phase kann modular und individuell beauftragt werden – je nach Bedarf und Ausgangssituation. So entstehen Shared Service Center, die nicht nur effizient und prüfungssicher arbeiten, sondern auch Vertrauen schaffen und aktiv zur strategischen Steuerung des Unternehmens beitragen.

Effizienz, Qualität und Compliance im Fokus

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihr Finance & Accounting Shared Service Center effizient, standardisiert und compliance-gerecht zu betreiben. Doch fehlende Governance-Strukturen, uneinheitliche Supportprozesse, mangelhafte Dokumentation und schwache Datenqualität führen oft zu Ineffizienzen und Akzeptanzproblemen. Auch Widerstände in Fachbereichen, der Verlust von Kundennähe, hohe interne Anforderungen sowie zunehmende regulatorische Vorgaben erschweren den Betrieb. Hinzu kommen Wissensmonopole, die Risiken für Kontinuität, Qualität und Kosten bergen. Aktuelle Entwicklungen erhöhen dabei den Handlungsdruck für Unternehmen: Die bestehende E-Invoicing-Pflicht in Deutschland und der EU erfordert durchgängig digitale Rechnungsprozesse und belastbare Datenflüsse. Gleichzeitig führen neue Nachhaltigkeits- und ESG-Reportingpflichten wie die CSRD und die EU-Taxonomie zu steigenden Anforderungen an Datenqualität, Konsistenz und Nachvollziehbarkeit – auch innerhalb bestehender SSC-Strukturen. 

Diese Herausforderungen lassen sich jedoch in Chancen verwandeln, wenn man bestehende Shared-Service-Strukturen strategisch überprüft und gezielt weiterentwickelt. Mit klarer Governance, einheitlichen Prozessen, revisionssicheren Abläufen und konsequentem Change-Management schaffen SSC nachhaltige Mehrwerte. Dabei handelt es sich um eine Art internes Outsourcing. Wer frühzeitig auf Standardisierung, Zentralisierung und Automatisierung setzt, schafft nicht nur Effizienz, sondern sichert zugleich die Zukunftsfähigkeit seines Finanzbereichs und damit die Grundlage für eine stabile Unternehmenssteuerung in einem zunehmend komplexen Umfeld. Entscheidend ist zudem die Verbindung von Struktur und Kultur, denn Servicequalität, -orientierung und kontinuierliche Verbesserung sichern Vertrauen und Transparenz in der Belegschaft. BDO unterstützt Sie dabei mit langjähriger Erfahrung und einem partnerschaftlichen Ansatz beim Aufbau klarer, compliance-gerechter Prozessabläufe, mit definierten Aktivitätensplits sowie mit praxisnahen Arbeitsanweisungen und Desktop-Procedures.

Typische SSC-Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen

In der Praxis sind Prozesse in unterschiedlichem Maße im Shared Service Center verankert. Stark standardisierbare und transaktionsintensive Tätigkeiten – wie z. B. Procure-to-Pay (P2P), Order-to-Cash (O2C) oder Teile von Record-to-Report (R2R), Hire-to-Retire (H2R) und Plan-to-Perform (P2Pfm) – lassen sich effizient zentralisieren. Dagegen verbleiben wertschöpfende oder geschäftsnahe Aufgaben häufig in den lokalen Einheiten. Da all diese Tätigkeiten Bestandteil durchgängiger End-to-End-Prozesse (E2E) sind, erfordert ihre erfolgreiche Umsetzung eine enge Abstimmung zwischen SSC, lokalen Einheiten und den verschiedenen Geschäftsbereichen. Klare Schnittstellen, saubere Stammdatenpflege und abgestimmte Steuerungsmechanismen sind entscheidend, um Transparenz, Effizienz und Compliance über sämtliche Prozessschritte hinweg sicherzustellen. BDO begleitet Sie bei allen Schritten aktiv und unterstützt Sie umfassend. Wir nehmen ganzheitliche E2E-Betrachtungen vor, die eine optimale Steuerung ermöglichen. Unsere Services sind darauf ausgerichtet, sowohl SSC-interne als auch externe Bestandteile einzubeziehen, um eine realistische und vollständige Sicht auf Ihre Prozesse zu gewinnen. 

Qualität im Shared Service Center: Daten als Schlüssel

Shared Service Center haben die Aufgabe, Daten zu managen, die in vorgelagerten Prozessen wie Logistik, Einkauf oder Produktion entstehen. Diese Informationen gelangen über Mappings und Konsolidierungen in das Finance & Accounting Shared Service Center und müssen dort verarbeitet werden. Obwohl Shared Service Center die Daten nicht selbst erzeugen, wird von ihnen ein eindeutiges Verständnis und eine revisionssichere Interpretation erwartet. Gleichzeitig sind saubere, konsistente Rohdaten die Grundlage für Innovationen wie künstliche Intelligenz (KI) oder Robotic Process Automation (RPA).

Mit dem Einsatz KI-gestützter Systeme steigt zudem die Komplexität – insbesondere in der Stammdatenpflege. Fehler oder Inkonsistenzen in den Ausgangsdaten können sich hier massiv verstärken und die Wirksamkeit neuer Technologien erheblich beeinträchtigen. Darum müssen SSC aktiv in Projekte außerhalb ihres klassischen Wirkungsbereichs eingebunden werden, um auf Datenqualität Einfluss zu nehmen. Dabei begleiten wir Sie nicht nur bei der Analyse, sondern auch bei der praktischen Umsetzung – von der Definition klarer Datenverantwortlichkeiten in allen Geschäftsbereichen bis hin zur Einführung passender Governance-Mechanismen für ein nachhaltiges Stammdatenmanagement.