Förderfähig sind im Rahmen der eigenbetrieblichen Forschung und Entwicklung die Bruttoarbeitslöhne der mit der Forschung betrauten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung. 

Die auf das Forschungs- und Entwicklungsprojekt entfallenden Arbeitslöhne sind nachzuweisen und eine aussagekräftige Dokumentation vorzuhalten. Dies erfordert im Regelfall eine Stundenerfassung und führt folglich zu einem gewissen administrativen Aufwand. Neben der Nutzung des vom Bundesfinanzministerium bereitgestellten Stundennachweises ist auch eine Erfassung über Ihr ERP-System oder über spezielle Softwarelösungen möglich.

Darüber hinaus wird auch die Abschreibung abnutzbarer beweglicher Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens in die Bemessungsgrundlage der Forschungszulage einbezogen. Hierfür dürfen die Wirtschaftsgüter jedoch ausschließlich eigenbetrieblich verwendet werden. Zudem müssen sie für die Durchführung des Forschungs- und Entwicklungsprojekts erforderlich sein.

Teilbereiche der eigenbetrieblichen Forschung und Entwicklung können dabei auch extern vergeben werden. Der hieraus resultierende Aufwand fließt anteilig in die Bemessungsgrundlage der Forschungszulage ein. Es gelten hier dieselben Voraussetzungen wie bei Forschungs- und Entwicklungsprojekten, die ausschließlich im Rahmen einer Auftragsforschung betrieben werden.

Während der Auftraggeber im Rahmen einer Auftragsforschung von der Forschungszulage profitiert, ist eine Anspruchsberechtigung des Auftragnehmers ausgeschlossen. Eine eigenbetriebliche Forschung liegt damit nicht vor, wenn ein Unternehmen im Auftrag eines anderen Unternehmens forscht. In diesem Fall scheidet eine Förderung des Auftragnehmers aus. Bei Vorliegen der Voraussetzungen kann jedoch der Auftraggeber von der Forschungszulage profitieren.

Die Grenze, ob eine eigenbetriebliche Forschung oder eine Auftragsforschung vorliegt, ist im Einzelfall fließend. So können Verträge, bei denen spezielle Produkte im Auftrag eines Kunden entwickelt werden, je nach Ausgestaltung zu einer eigenbetrieblichen Forschung des forschenden Unternehmens oder zu einer Auftragsforschung des Kunden als Auftraggeber führen.

Im Rahmen der Auftragsforschung werden 70% des an den Auftragnehmer gezahlten Entgelts bei der Ermittlung der Forschungszulage berücksichtigt. 

Da die Forschungszulage 25% beträgt, beläuft sich die Forschungszulage im Rahmen der Auftragsforschung auf 17,5% des Entgelts.

Der heranzuziehende Prozentsatz von 70% repräsentiert den pauschalierten Anteil der förderfähigen Aufwendungen. Ein Einzelnachweis des Personalaufwands und der Abschreibung auf Ebene des Auftragnehmers ist damit nicht erforderlich, jedoch auch nicht möglich, so dass sowohl eine Minderung als auch eine Erhöhung des Prozentsatzes ausscheidet.

Folglich kann bei kapitalintensiven Forschungs- und Entwicklungsprojekten die Auftragsforschung im Vergleich zur eigenbetrieblichen Forschung vorteilhaft sein, da 70 % des Entgelts die tatsächlich angefallenen Arbeitslöhne und entstandene Abschreibung übersteigen können.

Da es für die Gewährung der Forschungszulage grundsätzlich unerheblich ist, ob es sich bei dem Auftragnehmer um ein externes Unternehmen, um eine öffentliche Einrichtung wie bspw. eine Universität oder um ein Unternehmen aus dem gleichen Konzernverbund handelt, ergeben sich Optimierungsmöglichkeiten. Auch können Kooperationen, bei denen jeder Kooperationspartner anspruchsberechtigt ist, vorteilhaft sein. Hierbei sollten jedoch stets alle Rahmenparameter berücksichtigt werden. Rein exemplarisch seien die spätere operative Nutzung des gewonnenen Knowhows, Quellensteuern oder Verrechnungspreise samt möglicher Funktionsverlagerung genannt.

Die Förderung der Auftragsforschung ist nicht auf inländische Auftragnehmer beschränkt. Zu den begünstigten Projekten gehören auch Vertragsverhältnisse, bei denen der Auftragnehmer seine Geschäftsleitung in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder einem anderen Staat, auf den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR-Abkommen; bei bestehender Amtshilfe) Anwendung findet, hat.

Zu beachten ist, dass die Verträge bestimmte Voraussetzungen erfüllen müssen. Eine vorherige Prüfung der Verträge kann daher einer spätere Nichtgewährung der Forschungszulage vorbeugen und zur Sicherung der Förderung beitragen.

Für Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen, werden zusätzlich 20% der förderfähigen Aufwendungen als pauschaler Zuschlag für entstandene Betriebs- und Gemeinkosten berücksichtigt.

Der effektive Fördersatz erhöht sich damit auf 30% der Arbeitslöhne und der berücksichtigungsfähigen Abschreibungen sowie im Rahmen der Auftragsforschung auf 21% des an den Auftragnehmer gezahlten Entgelts.

Für Einzelunternehmen und Gesellschafterinnen bzw. Gesellschafter einer Mitunternehmerschaft sieht das Forschungszulagengesetz Sonderregelungen vor. Danach können nachgewiesene Eigenleistungen von Einzelunternehmern und Gesellschafterinnen und Gesellschaftern in pauschalierter Höhe (EUR 70 je Arbeitsstunde, maximal 40 Arbeitsstunden pro Woche) förderfähig sein. Auch hier wird für Projekte, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen, ein pauschaler Zuschlag zur Abgeltung von Betriebs- und Gemeinkosten von 20% gewährt, so dass effektiv EUR 84 je Arbeitsstunde gefördert werden. 

Hierdurch können auch nicht als Kapitalgesellschaft organisierte Unternehmen von der Zulage profitieren, bei denen nicht die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, sondern der Einzelunternehmer oder die Gesellschafter selbst forschen. Dabei sind jedoch die beihilferechtlichen De-minimis-Regelungen zu beachten, die im Einzelfall eine weitere Prüfung erforderlich machen können.

Die Forschungszulage beträgt 25 % der Bemessungsgrundlage.

Die heranzuziehende Bemessungsgrundlage ist ab dem Jahr 2026 auf EUR 12.000.000 begrenzt, so dass jährlich eine maximale Forschungszulage von EUR 3.000.000 in Anspruch genommen werden kann. Für das Jahr 2025 betrug die maximale Fördersumme noch EUR 2.500.000. 

Bei verbundenen Unternehmen gelten die vorstehenden Maximalbeträge für den Unternehmensverbund, wobei sich der Unternehmensverbund nach dem beherrschenden Einfluss unter handelsrechtlichen Gesichtspunkten definiert. Unternehmen, die lediglich über vermögensverwaltende Gesellschaftsstrukturen (z.B. Private Equity Fonds, Venture Capital Fonds, Business Angels) horizontal miteinander verbunden sind, ohne dass sich diese Unternehmen untereinander koordinieren können, sind nicht als verbundene Unternehmen anzusehen.

Der Maximalbetrag von EUR 15.000.000 für staatliche Beihilfen einschließlich der Forschungszulage ist je Unternehmen und Forschungs- und Entwicklungsvorhaben zu beachten.

Forschungs- und Entwicklungsprojekte kleinerer und mittlerer Unternehmen im Sinne der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) profitieren von höheren Fördersätzen, so dass die Forschungszulage für diese Unternehmen noch attraktiver ist.

Arbeitslöhne und Abschreibungen werden zu 35%, Entgelte für Auftragsforschung zu 24,5% gefördert. Durch den Zuschlag von 20% zur pauschalen Abgeltung von Gemein- und Betriebskosten erhöht sich die Förderung ab dem Jahr 2026 sogar auf 42% bzw. auf 29,4% bei der Auftragsforschung. Für kleine und mittlere Unternehmen beläuft sich der jährliche Maximalbetrag ab dem Jahr 2026 auf EUR 4.200.000. Für das Jahr 2025 betrug der Maximalbetrag noch EUR 3.500.000.

Die Inanspruchnahme anderer Fördermaßnahmen für das Forschungs- und Entwicklungsprojekt, bspw. im Rahmen der Projektförderung führt nicht zwangsläufig zu einem Ausschluss der Forschungszulage. Das Forschungszulagengesetz (FZulG) sieht ausdrücklich die Möglichkeit einer Kumulierung vor.

Eine doppelte Begünstigung der gleichen Aufwendungen ist jedoch ausgeschlossen. Damit dürfen Aufwendungen, die in die Bemessungsgrundlage der Forschungszulage einfließen, nicht im Rahmen anderer Förderungen oder Beihilfen einbezogen werden, was den Raum für komplementäre Fördermaßnahmen bei dem gleichen Projekt einschränkt. Auch sind die Förderbedingungen der anderen Fördermaßnahmen zu prüfen.